Rechnungsprofi

[Paule]

Autor: WhiteKnight

Rechnungsprofi

Wer kennt das nicht – Angebote / Rechnungen / Mahnungen schreiben, Rechnungen bezahlen und jede Menge anderer Papierkrieg! Wie kann man mit minimalem Aufwand alle diese Dinge „unter einen Hut bringen“, die Übersicht über Einnahmen und Ausgaben behalten, Kunden- und Lieferantendaten aktuell halten und gleichzeitig ein funktionierendes Mahnwesen einrichten?

Rechnungsprofi ist eine Software, mit der Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen sehr einfach und unkompliziert erstellt werden können.

Hinzu kommt eine übersichtliche Stammdatenverwaltung für Kundendaten, Lieferantendaten und Leistungen – bzw. Artikeldaten.
Eine Verwaltung für Eingangsrechnungen rundet das Produkt ab. Über ein praktisches Buchungssystem können Einnahmen und Ausgaben – also Zahlungen und Teilzahlungen zu Ein- und Ausgangsrechnungen verbucht werden. In einem ausführlichen Bereich „Auswertungen / Statistiken“ können diverse Analysedaten und Übersichten generiert werden.

Als Zusatzoption kann eine Datev-Schnittstelle hinzugeschaltet werden. Das Produkt ist netzwerkfähig, zusätzliche Netzwerkarbeitsplätze können als Zusatzoption erworben werden. Neben der Standardversion bietet der Anbieter auch unternehmenspezifische Anpassungen auf Anfrage an.

1. Installation:

Zur Installation einfach den Downloadlink (siehe unten) anklinken, den Download abwarten und den Schritten des Installationsprogramms folgen:



Installation fertig stellen:

und das Programm über das Desktop-Icon öffnen:



Das Programm gliedert sich übersichtlich in die Bereiche:

o Stammdaten (Firmendaten, Grundeinstellungen, Leistungen/Artikel, Kundendaten, Lieferantendaten)
o Dokumente (Angebote mit Aufträgen / Bestellungen, Rechnungen mit Lieferscheinen und Gutschriften, Mahnungen)
o Eingangsrechnungen
o Zahlungsverkehr für Ein- und Ausgangsrechnungen einschliesslich Übersichten
o Statistiken (diverse Umsatzlisten, offene u. bezahlte Posten, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Fälligkeitslisten…)
o Zusatzoptionen (Datev-Schnittstelle)



2. Erste Schritte:

In der Demoversion ist das Programm zunächst mit einigen Demodaten versehen, die es leicht ermöglicht, die wichtigsten Funktionen ganz einfach auszuprobieren, ohne zuvor umständlich eigene Daten eingeben zu müssen oder eigene Einstellungen vornehmen zu müssen. Eigene Daten (Firmendaten, Bearbeiter, eigene Kundendaten, Lieferantendaten, Artikel etc.) können dann Stück für Stück während der Demophase eingetragen werden und in die Testphase einbezogen werden. Beginnen sollte man mit den eigenen Grundeinstellungen wie z.B. Währungen, Brutto- oder Nettomodus für Rechnungen, Zahlungs- und Mahnfristen:


3. Angebote erstellen (Auftragsbestätigungen und Bestellungen erzeugen):

Alle Formulare haben den gleichen Aufbau – beginnt man zunächst mit den Angeboten so findet man die gleiche Handhabung ebenfalls in Rechnung und Mahnung vor. Alle hauptsächlichen Funktionen findet man im oberen Formularbereich ebenso den Zugang zu den jeweiligen Layouteinstellungen und Standardtexten.

Formular zur Angebotserstellung:


Angebote/ Rechnungen etc. werden ganz einfach erstellt, indem man über den Button „+“ eine neue fortlaufende Angebotsnummer erzeugt, einen Kunden aus der Liste auswählt (oder auch einmalig neu anlegt) und dann mit der Eingabe von Artikeln oder wahlweise auch der Auswahl von Stammartikeln (falls mit Artikelstammdaten gearbeitet wird) das Angebot vervollständigt. Vor-Nachtexte werden aus den Standardeinstellungen im Layoutmodus übernommen und können jederzeit geändert werden. Jetzt kann das Angebot ganz einfach gedruckt werden, als pdf-Dokument verschickt werden, aus dem Angebot eine Rechnung oder ein Auftrag generiert werden. Möchte man ein ähnliches Angebot für einen anderen Kunden schreiben, so kann ein Angebot ganz einfach kopiert werden und auf einen neuen Kunden ausgestellt und entsprechend abgeändert werden.

Das Verschieben, Einfügen oder Löschen von Positionen kann ganz einfach über die Pfeiltaste, Einfügetaste oder Löschtaste zur jeweiligen Angebotsposition realisiert werden.

Nicht zu vergessen ist die praktische Layoutfunktion. Hier kann mit wenigen Klicks Ihr Firmenlogo eingefügt werden. Weiterhin können Standardtexte hinterlegt werden, die dann praktischerweise bei der Erstellung eines jeden Angebotes übernommen werden – jedoch auch jederzeit abgeändert werden können. Man klickt ganz einfach an, welche Angaben auf dem Ausdruck erscheinen sollen und welche nicht.

Layoutmodus:


4. Rechnungen schreiben (Lieferscheine u. Gutschriften):

Die Funktionen zum Rechnungen schreiben sind genau so aufgebaut, wie zur Angebotserstellung. Hat man sich erst einmal kurz mit dem Formular vertraut gemacht, ist es ganz einfach, Rechnungen oder Gutschriften zu erzeugen. Es gilt wieder die gleiche Vorgehensweise:
„Plus-Schaltfläche“ anklicken und eine automatisch fortlaufende Rechnungsnummer erzeugen, Kunden auswählen oder anlegen, Rechnungspositionen eingeben oder aus Stammdaten auswählen – Rechnung drucken. Natürlich können Rechnungen auch kopiert werden, die dann mit einer neuen Rechnungsnummer und neuem Liefer- und Leistungsdatum versehen wird und dann auch wahlweise auf einen anderen Kunden ausgestellt werden kann. Die Originalrechnung bleibt natürlich erhalten, so dass relativ schnell mit nur wenigen Klicks auch ähnliche oder wiederkehrende Rechnungen erstellt sind. Ein Lieferschein wird immer automatisch parallel zur Rechnung erstellt und erfordert keine zusätzlichen Eingaben.

Auch für die Rechnungen steht der übersichtliche Layoutmodus mit Grundtexten, Druckeinstellungen und Logoeinbindung zur Verfügung. Ein Rechnungsmuster im Ausdruck sieht man hier (analog sind Angebote und Mahnungen aufgebaut):


Mahnungen und Zahlungserinnerungen schreiben – Mahnwesen:

Aus Grundeinstellungen und Kundendaten wird automatisch berechnet, wann eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung nach der Fälligkeit einer Rechnung versandt werden müsste. Schon beim Öffnen des Programms wird in der Übersicht angezeigt, ob und wie viele Mahnungen fällig sind. Begibt man sich dann in den Mahnbereich, erzeugt man wie schon aus Angeboten und Rechnungen bekannt, eine neue Mahnnummer und es stehen nur die zur Mahnung fälligen Rechnungen zur Auswahl. Diese klicken Sie an und schon ist die Zahlungserinnerung bzw. Mahnung fertig. Nun nur noch ausdrucken und an den Kunden senden. Alle Rechnungs- und Kundendaten werden automatisch übernommen, ebenso die Texte aus dem Layoutmodus der Mahnungen. Das Programm kümmert sich um alles, ohne das weitere Eingaben nötig sind.

Hier eine Zahlungserinnerung / Mahnung als Muster:


5. Eingangsrechnungen:

Wer auch seine Eingangsrechnungen eintragen möchte, hat hierfür einen eignen Menüpunkt zur Verfügung. Übersichten zum Druck über fällige, offene und bezahlte Verbindlichkeiten, Teilzahlungen, Umsätze sowie ein Rechnungseingangsbuch findet man resultierend aus den eingegebenen Daten im Bereich „Auswertungen/ Statistiken“. Auch ein Buchungsbereich und ein Übersichtsbereich in der Hauptmaske stellt die aktuellen Daten zur Verfügung.

Eingabemaske für Eingangsrechnungen:


6. Zahlungsverkehr:

Der Zahlungsverkehr unterteilt sich in die Bereiche Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen und dient zum Buchen von Zahlungseingängen, Zahlungsausgängen und Teilzahlungen.

Buchungsmaske für Zahlungseingänge mit Teilzahlungen (Buchungsmaske für Eingangsrechnungen ist gleich aufgebaut)


7. Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen als Übersicht (offen, bezahlt, alle)

Um eine schnelle Übersicht zu haben, bietet die Hauptmaske des Programms noch zwei Übersichtsbuttons für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen. Hier können per Klick alle offenen, bezahlten oder teilbezahlten Rechnungen angezeigt werden – eine gute Möglichkeit um sich schnell über den Finanzstatus zu informieren, ohne Listen zu generieren

Übersicht Ausgangsrechnungen:


8. Auswertungen und Statistiken:

In diesem Bereich können für jeden beliebigen Zeitraum umfangreiche Statistiken und Auswertungen gedruckt werden. Umsatzzahlen, offene und bezahlte Forderungen und Verbindlichkeiten, fällige Rechnungen und mit und ohne Skonto, Adresslisten, Umsatzlisten sowie ein Rechnungseingangsbuch und ein Rechnungsausgangsbuch können hier mit wenigen Klicks erzeugt und ausgedruckt werden. Eine praktische Übersicht über die laufenden Geschäftvorfälle einschliesslich Einnahmen und Ausgaben, ohne dass die Buchhaltung oder der Steuerberater involviert werden müssen.

Auswertungslisten in der Standardversion zur Auswahl


9. Zusatzoptionen:

Interessant ist auch die zusätzliche Option der Datev-Schnittstelle. Hier können die Daten zu Ausgangsrechnungen in eine Exportdatei übergeben werden, die dann beim Steuerberater oder in der Buchhaltung kann einfach wieder eingelesen werden kann. Dies erspart das Eingeben der einzelnen Buchungen von Hand.

10. Fazit:

Der Rechnungsprofi ist ein sehr übersichtliches und leicht zu bedienendes Programm. Es bietet alles wesentlichen Grundfunktionen, die sich einfach und selbsterklärend nutzen lassen ohne mit einer Vielzahl von detaillierten Möglichkeiten zu überfordern. Konsequente Anordnungen der Bedienelemente bilden die Grundlage für ein angenehmes Arbeiten.

Wem die angebotenen Grundfunktionen, die schon sehr umfangreich sind, noch nicht ausreichen, der kann sich die Software auf persönliche Anforderungen hin anpassen lassen.

Das Programm kann beliebig lang genutzt werden, es entstehen keine laufenden Updatekosten. Wann und ob ein Versionswechsel vorgenommen werden soll, entscheidet der Kunde selbst.

Der Support ist über eine normale deutsche Festnetznummer erreichbar und man ist direkt ohne umständliches Hangeln durch Menüs mit einem Supportmitarbeiter verbunden. Bei kleineren Störungen kann auf Wunsch per Fernsteuerungssoftware ihr Problem behoben bzw. analysiert werden.

Download: Rechnungsprofi