MS Word: Auto-Aufzählung und Auto-Nummerierung

[Tunarus]

Viele von euch haben sich schon darüber geärgert, ohne zu erahnen, was da passiert... die Autonummerierung von Word.

Wie ihr wisst, will Word euch bei eurer Arbeit permanent unter die Arme greifen und schießt dabei zuweilen etwas über das Ziel hinaus. Die Autonummerierung gehört zu eben jenen Funktionen – genau wie die Autokorrektur – die, wenn unerwünscht, eher stören als nutzen. Ihr gebt irgendwo in einem Dokument am Beginn einer Zeile schüchtern "1.0" ein, schreibt etwas Text und betätigt die [Return]-Taste... et voila - automatisch erscheint "2.0". Im Folgenden die Erklärung wieso und vor allem wie ihr euch diese Funktion zu Nutze macht, wie ihr diese Funktion umgeht, bzw. vollständig ausschaltet. Diese Erklärung ist recht abstrakt, wenn man nicht nachvollzieht, was ich hier erkläre. Ich empfehle euch daher im Hintergrund Word zu starten und Schritt für Schritt auszuführen, was ich hier erläutere.

Die Autonummerierung bietet die Möglichkeit strukturierte Texte zu verfassen und dabei flexibel zu unterteilen. Um das besser zu verdeutlichen ein Beispiel:

Ihr wollt eine Anleitung mit mehreren Kapiteln und Unterkapiteln verfassen. Dabei sollen die fünf Hauptkapitel mit "1.0" bis "5.0" und die Unterkapitel jeweils mit "X.1, X.2, X.3, etc." nummeriert werden. Unter Umständen sollen auch noch die Unterkapitel in "X.X.1, X.X.2, folgende" unterteilt werden… kein Problem:

Ihr beginnt mit der Eingabe von 1.0 und der Überschrift des ersten Kapitels. Ihr solltet euch angewöhnen nach der Nummer 1.0 einen Tabulator anstelle eines Leerzeichens zu setzen, um den Überschriften trotz unterschiedlicher Zeichenbreite ein einheitlichen Eindruck zu verleihen. Nachdem ihr die Überschrift erfasst habt, betätigt ihr die [Return]-Taste, um den Text des ersten Kapitels zu schreiben. Dummerweise erscheint sofort in der nächsten Zeile "2.0". Betätigt nun die Tastenkombination [Strg] & [z] um den letzten Arbeitsschritt rückgängig zu machen. Dies war nämlich exakt die automatisierte Eingabe von "2.0" durch Word. Nun könnt ihr entspannt weiter schreiben, bis das Kapitel vollständig ist. Dies ist auch gleichzeitig die "Gegenmaßnahme" falls ihr keine Autonummerierung wünscht. Sollte eine Nummerierung fortgesetzt werden, ohne dass ihr das eigentlich wollt, könnt ihr dies immer mit [Strg] & [z] wieder rückgängig machen und locker weiter schreiben. Eine weitere Möglichkeit die Autonummerierung zu unterbrechen ist ein erneuter Zeilenumbruch mit der [Return]-Taste.
Nun habt ihr die Überschrift zu Kapitel 1.0 erfasst, wollt aber das Kapitel mit dem Unterkapitel "1.1" weiter führen. Beim Zeilenumbruch mit [Return] erscheint jedoch "2.0" - wat nu´? Recht einfach… drückt einmal die Tabulatortaste [Tab] und aus dem "2.0" wird ein eingerücktes "1.1". Wenn ihr nun Text oder auch eine Unterkapitelüberschrift erfasst und die [Return]-Taste betätigt macht die Autonummerierung bei "1.2" weiter.
Wenn nach dem Unterkapitel "1.8" endlich das Kapitel "2.0" folgen soll, aber stattdessen bei Betätigung der [Return]-Taste "1.9" erscheint, braucht ihr nur die Umschalttaste [Shift] festhalten und die Tabulatortaste [Tab] zu drücken. Nun wird aus der "1.9" die gewünschte "2.0" und zwar wieder linksbündig. Also:

- Innerhalb einer Autonummerierung erweitert die Tabulatortaste [Tab] die Nummerierung und rückt sie nach rechts ein.
- Die Tastenkombination [Shift] & [Tab] reduziert die Nummerierung und rückt sie dabei wieder nach links aus.

Nun habt ihr in einem Kapitel oder Unterkapitel einige Zeilen Text erfasst und wollt mit der nächsten Kapitelnummer weiter machen. Erfasst zu diesem Zwecke am Zeilenbeginn die als nächstes folgende Nummer. Etwa "2.0" nach "1.2.4" oder auch "2.2.5" nach "2.2.4". Ihr setzt die Aufzählung damit weiter fort. Warum dies wichtig ist? Nun – hier kommen wir zu einem weiteren unschätzbaren Vorteil der Autonummerierung. Ihr habt eure fünf Kapitel mit jeweils sechs bis zwölf Unterkapiteln erfasst und stellt fest, dass zwischen "2.0 und "3.0" ein weiteres Kapitel Sinn haben würde. Kein Problem - erfasst einfach nach dem letzten Unterkapitel von Kapitel 2 ein neues Kapitel 3. Aus dem ursprünglichen Kapitel 3 wird nun automatisch das Kapitel 4, aus 4 wird 5 und so weiter und so fort. Das Gleiche gilt für das Entfernen von Kapiteln und/oder Unterkapiteln. Die Nummerierung wird im gesamten Dokument automatisch korrekt angepasst.

Es ist dabei für die Formatierung nicht trivial, mit welcher Nummerierung ihr arbeitet. Bei Auswahl von "1.0" wird beispielsweise bei der Erweiterung mit der [Tab]-Taste auf "1.2" nach rechts eingerückt. Wählt ihr stattdessen die Nummerierung "1-1" bleibt die Erweiterung "1-1.1" linksbündig. Die Nummerierung in der Form einer simplen "1" wird bei Erweiterung mit [Tab] mit anderen Zeichen wie "a" und/oder "i" fortgeführt. Hier hilft nur probieren und experimentieren um den eigenen Favoriten zu finden. Ihr findet diese Nummerierung übrigens unter dem Menü "Format – Nummerierung und Aufzählungszeichen" auf dem Register "Nummerierung".

Eine weitere nützliche Funktion die damit zusammenhängt ist die "Aufzählung". Gebt mal einen Bindestrich ( "-" ) ein, erfasst ein wenig Text und betätigt die [Return]-Taste. Schon macht Word mit einem weiteren Strich weiter und rückt das Ganze nach rechts ein. Diese Art der Aufzählung ist die gängigste und nennt sich "Spiegelstrich". Es gibt aber auch noch andere Möglichkeiten:

Gebt eines der folgenden Zeichen am Beginn einer Zeile ein, erfasst dann nach einem Tabulator etwas Text und drückt [Return]:

>

o (der kleine Buchstabe O)

->

--

=>

Ihr seht, Word hat eine ganze Menge Überraschungen parat…

Wie schaltet ihr das Ganze aber komplett und endgültig ab, wenn ihr sicher seid, diese Funktion nicht zu benötigen? Die Komplett-Abschaltung der Auto-Nummerierung und/oder der Auto-Aufzählung findet ihr bei Word 2002/XP im Menü Extras – Autokorrektur-Optionen – Register "AutoFormat während der Eingabe". Ein- und Ausschalten könnt ihr hier die Optionen "Automatische Aufzählung" und "Automatische Nummerierung". Bei Word 97/2000 findet ihr diese Optionen auch im Menü Extras, dort allerdings unter "AutoKorrektur".

Herzlichen Gruß,
Tunarus

[High-Tech²]

HI,
ist das deine homepage?
http://www.bigboardzz.de/tutorials/word/autonum.htm

Hab da mal reingeschaut ist sehr praktisch.

Danke
HT

[Tunarus]

...hehehe - nein, das ist nicht "meine Homepage" - ich bin da "nur" Moderator. Meine eigene Site ist die ->Stöberbox<-.

Gruß,
Tunarus

Gute Anleitung, doch in Sachen Autonummerierung rate ich, mit "echten" Zeilenumbrüchen zu arbeiten (Umschalttaste+Eingabetaste). Dann stimmen auch die Nummern wieder und der Text ist in richtige Abschnitte gegliedert, da jeder Zeilenwechsel durch das Betätigen der Eingabetaste von Word als neuer Abschnitt gesehen wird...

[Lumen]

Ich rate in Sachen Listen und Kapitelgliederung
zu Absatzformaten, nicht zu harter Formatierung.
Das gehört sich nicht bei solchen Arbeiten,
es sei denn man macht gern Überstunden.