Textbausteine in Microsoft Word anlegen

Textbausteine in Microsoft Word anlegen

Manche Texte wie Anreden und Grußformeln, Kundeninformationen, Mail- und Post-Adressen, Bankdaten oder auch komplexe Fachausdrücke oder Fremdwörter schreibt man im Büroalltag immer wieder und vielleicht haben Sie sich auch schon einmal gefragt, ob man diese wiederkehrenden Texte nicht automatisch in ein Schriftstück einfügen könnte. Mithilfe der Textbausteine in Word ist dies tatsächlich ohne großen Aufwand möglich.

Einen Textbaustein anlegen

1. Schreiben Sie zunächst den Text, der in einen Textbaustein gespeichert werden soll und markieren Sie diesen vollständig .

2. Drücken Sie nun die Tastenkombination Alt + F3.

3. Es öffnet sich der Dialog Neuen Baustein erstellen. Tagen Sie als Name ein Kürzel oder eine möglichst kurze Bezeichnung ein. Dieser Name ist zugleich die Zeichenfolge, mit der Sie später einen Baustein aufrufen.

4. Optional können Sie in das Bemerkungsfeld eine Beschreibung zum neuen Textbaustein eingeben.

5. Belassen Sie alle anderen Einstellungen wie sie sind und schließen Sie den Vorgang über OK ab.

Einen Textbaustein verwenden - Variante 1: Mit F3 einfügen.

1. Um einen Textbaustein zu verwenden, tippen Sie zunächst den zuvor festgelegten Namen des gewünschten Bausteines ein. In diesem Fall ist es das Kürzel ml .

2. Drücken Sie nun direkt im Anschluss der Eingabe die Taste F3 auf Ihrer Tastatur. Word ersetzt sogleich den eingetippten Namen durch den passenden Textbaustein. Aus ml wird in diesem Beispiel nun die Anrede Sehr geehrte Frau Müller-Lüdenscheidt,

Einen Textbaustein verwenden - Variante 2: Mit der Eingabe-Taste einfügen.

Voraussetzung für die zweite Variante ist, dass der Name des Textbausteines aus mindestens 4 Zeichen besteht. Für dieses Beispiel nutzen wir die gleiche Grußformel, die ich nun aber mit dem Namen mülü abgespeichert habe. (Als Kürzel für den Nachnamen Müller-Lüdenscheidt. )

Tippt man den Namen eines Textbausteins ein , erkennt Word diesen, blendet eine kleine Vorschau des Textbausteines neben der Schreibmarke ein und bietet an, nach Drücken der Eingabe-Taste den Inhalt des Textbausteines einzufügen.

Textbausteine verwalten

Im Laufe der Zeit sammeln sich einige Textbausteine an, die Sie vielleicht nicht mehr benötigen, oder die inhaltlich aktualisiert werden müssen. Zur Verwaltung Ihrer Textbausteine gehen Sie wie folgt vor.

Name eines Textbausteines ändern

1, Öffnen Sie in Word zunächst das Register Einfügen

2. Klicken Sie dann auf Schnellbausteine ► Organizer für Bausteine .

3. Markieren Sie in der angezeigten Liste den zu bearbeitenden Baustein und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften bearbeiten .

4. Ändern Sie nun den Namen ab und klicken Sie auf OK um die Änderung zu übernehmen.

Einen Textbaustein löschen

1. Folgen Sie den Schritten 1 und 2 der vorherigen Anleitung (Name eines Textbausteines ändern) um den Organizer für Bausteine zu öffnen.

2. Wählen Sie den zu löschenden Textbaustein aus klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

3. Word fragt nach, ob der Baustein wirklich entfernt werden soll, Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja.