PPTminimizer [balesio-Software]

Der PPTminimizer von balesio

Freitagnachmittag kurz vor Feierabend. Noch schnell per Mail einige Powerpoint-Präsentationen und ein paar Word-Dokumente an einen wichtigen Geschäftspartner geschickt und dann schnell zum Zug und ab ins wohlverdiente Wochenende. Was im ersten Moment so einfach klingt entpuppt sich jedoch häufig zu einem nervenaufreibenden und zeitintensiven Problem. Der Zug ist weg, das Wochenende beginnt später als gedacht.

Was ist passiert, warum gab es beim Versand der Präsentationen und der Dokument solch ungeahnte Probleme? Jeder der viel mit Word-Dokumenten und Powerpoint-Präsentaionen zu tun hat wird schon festgestellt haben, wie groß das Datenvolumen einer solchen Datei werden kann. Gerade Powerpoint-Präsentaionen können sehr schnell mehrere Megabyte werden. Wenn Sie nun mehrer Dokumente dieser Art per Mail verschicken möchten, kommen schnell 30 MB und mehr zusammen. Nicht nur das der Versand eine 30 MB-Mail sehr lange dauert, nein, viel schlimmer ist die Tatsache, dass viele Mailserver Mails nur bis zu einer Größe von 5 MB akzeptieren. Ist die Mail größer wird sie vom Server abgelehnt und der Empfänger erhält eine automatisierte Rückmail mit dem Vermerk, dass die Mail wegen ihrer Übergröße nicht zugestellt werden konnte. Das Fatale daran ist, dass dieser Hinweis u.U. erst Stunden nach dem Mailversand dem Absender zugestellt wird. Man glaubt also die Mail am Freitag ordnungsgemäß verschickt zu haben und stellt erst am darauffolgenden Montag fest, dass die Mail den Empfänger gar nicht erreicht hat. Der Ärger mit dem Chef dürfte hier kaum noch zu vermeiden sein.

Was kann man also tun um große Präsentationen und Word-Dokumente per Mail zu versenden. Klar, kann man die Dateien mit einem üblichen Packprogramm komprimieren und aus den Dateien ein Zip-Archiv erstellen. Bei dieser Vorgehensweise muss allerdings sicher gestellt werden, dass der Empfänger auch tatsächlich weiß wir er mit einem Zip-Archiv umgehen muss, und wie er die Dateien aus diesem Archiv wieder extrahieren kann. Je nach eingesetztem Packprogramm muss der Empfänger vielleicht sogar das gleiche Programm auf seinem System installiert haben um an die Daten zu gelangen. Das ist alles nicht nur unnötig Umständlich, es kostet auch eine Menge wertvoller Arbeitszeit.

Die Rettung naht. Die Firma balesio aus Reutlingen hat ein Tool entworfen, mit dessen Hilfe diese Probleme ab sofort der Vergangenheit angehören. Den PPTminimizer 4. Das Programm komprimiert nach Hersteller-Angaben Word- und Powerpoint-Dateien um bis zu 98%! Das besonderer dabei, die Dateien können sofort weiterbearbeitet werden, ohne das sie zuvor erst wieder umständlich dekomprimiert werden müssen. Aber kann das Programm wirklich halten was es verspricht? Paules-PC-Forum.de hat den PPTminimizer mal genauer unter die Lupe genommen!

Der PPTminimizer in Aktion

Die Installation des PPTminimizer ist selbsterklärend und bedarf keiner besonderen Aufmerksamkeit. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten den PPTminimizer zu nutzen, entweder über die normale Programmoberfläche oder aber über das Outlook Add-In (bzw. Word Add-In). Schauen wir uns aber zunächst die normale Programmoberfläche an. Nach dem Start des Programms präsentiert sich der PPTminimizer mit einer übersichtlichen und aufgeräumten Oberfläche.


Abbildung 1: Programmoberfläche PPTminimizer

Angenommen man möchte mehrere Powerpoint- oder Word-Dateien optimieren, so klickt man hierfür einfach im Hauptfenster des Programms auf die Schaltfläche „Öffnen“ sucht sich die gewünschten Dateien zusammen und wählt anschließend den Befehl „Optimieren“ Innerhalb weniger Sekunden schnürt der PPTminimizer ein schlankes Datenpaket und präsentiert das Ergebnis. Natürlich hängt das Ergebnis der Optimierung immer stark von der Beschaffenheit der Dateien ab, Komprimierungsraten bis zu 98% sollen möglich sein. In unserem kleinen Test wollten wir sehen wie gut der PPTminimizer mit zwei durchschnittlichen Powerpoint-Dateien klar kommt. Die beiden Dateien hatten vor der Optimierung 346 KB und 561 KB.

Der PPTminimizer bietet insgesamt vier verschiedene Komprimierungsstufen an. Die drei vordefinierten Stufen, Starke Komprimierung, Standard Komprimierung und Leichte Komprimierung sowie eine benutzerdefinierte Stufe für erfahrene Anwender bei der man unter anderem festlegen kann für welche Bildschirmauflösung die Datei optimiert werden soll, oder selbst den Grad der Grafikkomprimierung bestimmen kann. Wir hielten uns an die drei vordefinierten Stufen und kamen zu folgenden Ergebnissen:


Abbildung 2: Die Ergebnisse der Optimierung

Wie auf den Abbildungen zu erkennen ist, erreicht der PPTminimizer bereits bei der leichtesten Komprimierung beachtenswerte Ergebnisse. Die Powerpoint-Datei mit ursprünglich 561 KB wurde auf 0,15 MB, also um volle 72,4% reduziert. Die zweite Datei mit ursprünglich 346 KB wurde immerhin noch um 23,2% auf 0,26 MB reduziert. Mit der höchsten Komprimierungsstufe wurden sogar Reduktionen von 78,5% und 74,8% erreicht.


Abbildung 3: Bei beide Dateien über 70% Reduktion

Alleine durch die Zahlen sollte man sich aber natürlich nicht blenden lassen. Je höher die Komprimierung, desto schlechter wird die Qualität der ausgegebenen Datei. Das macht sich besonders bei Grafiken bemerkbar. Gerade Grafiken benötige innerhalb der Word- und Powerpoint-Dateien viel Platz und wenn man diese zu stark komprimiert, wirken die Grafiken schnell verpixelt und somit unscharf. Man muss hier also einfach mal ein bisschen ausprobieren welche Komprimierungsstufe für einen persönlich die besten Ergebnisse liefert. Mit der Standard-Komprimierung liegt man in der goldenen Mitte und hat ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Qualität der Grafiken und dem Umfang der optimierten Datei.

Natürlich wollten wir auch wissen was der PPTminimizer bei der Optimierung von Word-Dateien zu leisten im Stande ist. Hierfür wurden willkürlich zwei Word-Dokumente ausgewählt. Ein Dokument war mit nur 62 KB schon sehr klein, das zweite Dokument enthielt einige Grafiken und war mit 4,10 MB ein schon deutlich größeres Kaliber. Diesmal wurde die Einstellung Standard-Komprimierung belassen.


Abbildung 4: Nach der Optimierung der Word-Dokumente

Das große Word-Dokument wurde von 4,10 MB um volle 57% auf gerade einmal noch 1,76 MB reduziert. Die Grafiken innerhalb des Word-Dokumentes waren alle noch in einer ausreichend guten Qualität. Auch hier sollte man aber vor dem Versand per Mail nochmals einen prüfenden Blick in das Dokument werfen und kontrollieren, ob man mit der Qualität zufrieden ist, oder gegebenenfalls die Komprimierungsstufe etwas verringern möchte.

Bei der zweiten Datei mit nur 62 Kilobyte Ausgangsgröße gab es schlicht nichts zu optimieren. Ein rotes Kreuz vor dem Dateinamen zeigt an, dass es hier für den PPTminimizer nichts mehr zu tun gab.

Wer nun keine rechte Lust hat jedes Powerpoint- oder Word-Dokument erst mühsam von Hand zu optimieren, kann es sich auch deutlich einfacher machen. Der PPTminimizer kommt mit einem cleveren Outlook Add-In daher. Möchte man per eMail ein oder mehrer Word- oder Powerpoint-Dateien verschicken und klickt in Outlook auf die Schaltfläche Versenden, öffnet sich ein kleines Hinweisfenster und bietet sogleich an die angehängten Dateien zu optimieren.


Abbildung 5: Soll die angehängte Datei optimiert werden?

Nun hat der Anwender die Möglichkeit zur Auswahl. Möchte man die Dateien optimieren oder lieber nicht? Klicken Sie auf Ja wird die Optimierung durchgeführt und im Anschluss sofort die Mail mit den komprimierten Dateien verschickt. Leider fehlt an dieser Stelle ein Hinweis auf die erfolgreiche Durchführung der Optimierung. Ist der Optimierungsvorgang abgeschlossen, schliesst sich das Fenster sofort ohne weitere Information.

Selbstverständlich muss man die Dateien aber nicht optimieren und man muss auch nicht bei jedem Versand den Dialog bestätigen. Über die Schaltfläche Einstellungen im Hinweisfenster oder auch über die gleichnamige Schaltfläche im Hauptprogramm gelangt man zu den Optionen.


Abbildung 6: Wie soll sich der PPTminimizer verhalten?

Im Register Outlook Add-In lässt sich einstellen ob man Powerpoint und Word-Dateien nie optimieren möchte, ob man sie immer optimieren möchte oder ob man von Fall zu Fall vor jeder Optimierung erst gefragt werden möchte.

Fazit

Laut Angaben des Herstellers komprimiert der PPTminimizer PowerPoint-Dokumente von Powerpoint 97 bis Powerpoint 2007 (.pptx) und Word-Dokumente von Word 97 bis Word 2003 und erreicht hierbei Komprimierungsraten von bis zu 98%. Die hohen Komprimierungsraten sind sicher als Pluspunkt zu werten. Schade jedoch, dass der PPTminimizer die aktuellen Word 2007-Dokumente nicht optimieren kann.

Der PPTminimizer hat sich in unserem kleinen Test als zuverlässiges und einfach zu bedienendes Tool erwiesen. Wer beruflich häufig mit Powerpoint- und/oder Word-Dateien arbeitet und diese Dokumente dann regelmäßig per Mail verschickt, wird sich über die Möglichkeiten des PPTminimizer sicherlich freuen und das Programm gerne einsetzen. Der PPTminimizer kostet als Einzelplatzlizenz 29,95 Euro.