Gute Dokumentenverwaltung gesucht

  • Hallo,


    ich bin auf der Suche nach einer guten Dokumentenverwaltung. Ich möchte als Dokument als PDF einscannen und damit dann ordnen und verwalten. Toll wäre eine OCR-Funktion, sodass man die Dokumente auch durchsuchen kann. Eine Anbindung an Microsoft Office wäre interessant. Die Software darf ruhig was kosten. ;)


    Habt ihr vielleicht eine Empfehlung für mich?

  • Hallo Johabe,


    ich selbst nutze sei ca. einem Vierteljahr Office-n-PDF. https://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/


    Die Struktur ist dabei dem Explorer nachempfunden, man organisiert seine Dokumente also in Ordnern und Unterordnern. Beim scannen, direkt aus der Anwendung heraus, kann man mit und ohne OCR-Erkennung auswählen. Das funktioniert auch richtig gut und man kann über die Suche dann nach Stichwörtern suchen. Es gibt eine 30-Tage-Testversion, die Standard-Version für den privaten Gebrauch kostet dann 49,- Euro, für gewerbliche Nutzung 79,- Euro. Es gibt auch noch eine Profi-Version für 118,- Euro.


    Gruß
    Schwabenpfeil!

  • Hallo,


    ich bin mit PaperPort zufrieden. Mir gefällt die Optik mit einer Navigation auf der linken Seite und dem großen Dokumentenbereich mit Thumbnailvorschau.


    Einscannen - durchsuchbares PDF erstellen - dem Index hinzufügen finde ich gut gelöst.


    Was aber dann Ausschlag gab, war, dass die Ordnerstruktur im Programm der Ordnerstruktur auf der Festplatte entspricht. Die PDFs werden in Ordnern im Dateisystem abgelegt. Du kommst also auch ohne das Tool an eine Datei und Du hast keinen Ärger mit einer evtl. (proprietären) Datenbank.


    Dafür fehlen Dir aber auch die Datenbankfunktionen wie auschecken, bearbeiten, als neue Version einchecken, ...


    Es hängt halt viel ziemlich davon ab, welche Funktionen Du benötigst.


    Ich würde Dir empfehlen einfach selber etwas mit den unterschiedlichen Programmen zu spielen, um festzustellen, welches für Dich am besten geeignet ist. Nur weil mir PaperPort zusagt, muss es bei Dir nicht auch so sein.


    Solltest Du Dich für PaperPort entscheiden:


    Um die Auswahl noch zu erweitern, es gibt auch noch PaperOffice (https://de.paperoffice.com/).
    Dort waren mir persönlich zu viele Funktionen enthalten, welche ich nicht benötige wie Kalender mit Wiedervorlage, Adressverwaltung, ... Aber wer es braucht, ist damit bestimmt nicht unzufrieden. Wie schon mal gesagt, überlege, was Du brauchst und probiere es selber aus.


    CU


    P.S. Office-n-PDF ist in meinem Vergleich auf Platz 2 gelandet
    P.S.S. für das Testen von Software ist eine virtuelle Maschine oder ein Image des Systems vorab vielleicht keine schlechte Idee

  • Vielen Dank für eure Tips! Ja, wer die Wahl hat, hat die Qual...



    Was aber dann Ausschlag gab, war, dass die Ordnerstruktur im Programm der Ordnerstruktur auf der Festplatte entspricht. Die PDFs werden in Ordnern im Dateisystem abgelegt. Du kommst also auch ohne das Tool an eine Datei und Du hast keinen Ärger mit einer evtl. (proprietären) Datenbank.

    Das ist wirklich ein gutes Argument. Es git einem ein bessere Gefühl, wenn man auf die Dateien auch ohne das Programm zugreifen kann. Ein dicker Pluspunkt!



    Eine einfachere Möglichkeit, sich eine Datenbank anzulegen, wäre von "jbsoftware.de" noch Memomaster.

    Mempmaster ist auch inetressant, aber vielleicht mehr als eine Datenbank für Tips, Rezepte oder so. Aber ich schaue es mir auch mal an. Wenn es keine PDF-Dateien verwalten kann, passt es leider für meinen Einsatzzweck nicht so gut.


    Es wird wohl ein Duell zwischen Office-n-PDF und Paperport. Ich teste das mal fleißig übers WE.

  • Hi,


    ich kann dir Docutain für Windows sehr empfehlen: https://www.docutain.de/


    Ist ein Dokumentenmanagementsystem hauptsächlich für Privatnutzer. Dokumente werden als PDF gescannt und können dann in Docutain verwaltet werden. Neben Namen des Dokumentes kannst du dort weitere Indexinformationen ablegen. Docutain erkennt dank OCR die Indexinformationen auch automatisch. Du kannst Docutain optional mit einer Cloud verknüpfen und so auch die Docutain App für Android/ iOS nutzen. Wenn du gerade nicht am PC bist, hast du mit der App deine Dokumente auch so immer dabei.

    Nutzeroberfläche ist sehr intuitiv und das Ziel ist es, Dokumente in nur wenigen Klicks zu finden. Aus Docutain kannst du auch die PDFs als durchsuchbare Datei versenden.

  • Danke für den Tipp und herzlich :willkommen:


    Das schaue ich mir auch mal näher an, denn optisch gefällt es mir schon mal richtig gut. Die Cloud brauche ich vermutlich nicht, aber die Option ist auf jeden Fall interessant.


    Gruß

    Schwabenpfeil!


  • Das Programm "Office-n-pdf" ist sicherlich gut. Die neue Version 5 allerdings blockiert während des Einlesens mal den Rechner.

    Eigentlich kein Problem, wäre da nicht der überaus unfreundliche Support mit einer besonderen Arroganz. Und beim Studium des Eigentümers könnte man mehr als misstrauisch werden.

  • Hallo Heinrich02,


    :willkommen:


    mit dem Support hatte ich bisher nur gute Erfahrungen gemacht, aber klar, da macht halt jeder so seine Erfahrungen.

    Tatsächlich bin ich aber doch wieder von Office-n-PDF abgekommen. Der Grund mag für viele unwichtig sein, aber leider ist es so, dass die eingescannten Dokumente später auch nur wieder über das Programm geöffnet werden können. Das empfinde ich inzwischen als Nachteil, da ich dann eben immer auf die Software angewiesen bin.


    Nun teste ich seit einiger Zeit die Dokumentenverwaltung von https://www.softwarenetz.de/dokumentenarchiv.php Ganz gut, aber auch da gibt es schwächen, wie z.B. die fehlende Möglichkeit Unterkategorien anlegen zu können.


    Gruß

    Schwabenpfeil!

  • Hallo Heinrich02.


    Sei auch von mir in unserem kleinen, freundlichen Forum ganz herzlich willkommen geheißen, Heinrich. Ich hoffe, es wird Dir gefallen, und Du wirst hier an Bord unseres scheppen Schiffleins auch wohlfühlen!


    :willkommen::willkommen::willkommen:   :huepf::huepf:


    Was "jbsoftware" angeht, erstaunst Du mich indessen: Auch ich habe nämlich mit drei Werkzeugen jenes Herstellers die besten Erfahrungen gesammelt. Und dreimal benötigte ich seine Hilfe: Jedes Mal antwortete er mir prompt, zuvorkommend, sachlich und freundlich.


    Bezüglich Docutain habe ich positive Wertungen seitens geeigneter Seiten gefunden, beispielsweise:


    Docutain App – Einfaches Scannen und Verwalten von Dokumenten
    Ihr kennt das bestimmt auch: Ihr ertrinkt in einem Wust an Dokumenten in Papierform und die Aktenordner stapeln sich bei Euch im Arbeitszimmer, seien es…
    produkt-tests.com


    Anderseits gibt es von einzelnen Nutzern auch Beschwerden: Das Programm würde bei Windows 10 häufig abstürzen, der Service nehme sich drei bis fünf Tagen für seine Reaktion. Und es sei manchmal nicht dazu fähig, sich mit "Google Drive" zu verbinden – was Caschys Blog merkwürdigerweise bestreitet! Anderseits wird auch und nicht allzu selten komplettes Versagen im Umgang mir Clouddiensten gemeldet.

    Störenderweise sei das Programm ständig am Synchronisieren. Nach Abo-Ablauf könne man nicht mehr die eigenen gespeicherten Daten benutzen.

    Meine smarte, die kommenden Zeitalter bescheiden vorwegnehmende Signatur befindet sich noch in ihrem Herstellungsprozeß. Im 1. Quartal 2034 dürfte mit ihrer Lieferung zu rechnen sein.

    Vorläufig zitiere ich Karl Kraus: „Wer jetzt übertreibt, kann leicht in den Verdacht kommen, die Wahrheit zu sagen.“

    Dazu meint Pepino: Cogito, ergo schnurr'.


  • Nach Abo-Ablauf könne man nicht mehr die eigenen gespeicherten Daten benutzen.

    Genau das empfand ich als den größten Nachteil. Es kann auch mal passieren, dass ein Unternehmen, aus welchen Gründen auch immer, die Entwicklung einstellt. Und dann? Dann würde ich eben nicht mehr an meine eigenen Dokumente kommen. :(

  • Danke für das Statement. Die Programm sind wirklich nicht schlecht. Das, was ich im "Anwender-Hersteller-Dialog" erfuhr, ist eine Umgangsart, die ich absolut nicht mag. Man zieht die nachvollziehbaren "Mängel" sofort in Zweifel, erklärt, das müsse so sein. Nach vorgestellten Beispielen wird man sofort belehrt und gefragt, ob man den Quellcode kenne. Der Dialog wurde allerdings zuerst von sehr freundlichen Mitarbeiterinnen geführt, dann wohl an den Programmverantwortlichen übergeben. Der fühlte sich bestimmt in seiner Ehre gekränkt. Für mich war das ganze befremdlich, denn der neue Mangel blockiert den Rechner, bis der Einleseprozess beendet ist. Das kann durchaus lange dauern. Was allerdings Office-n-pdf angeht, da gibt es wohl gerade übersichtliche Anbieter, die Ähnliches vorhalten.

Jetzt mitmachen!

Sie haben noch kein Benutzerkonto auf unserer Seite? Registrieren Sie sich kostenlos und nehmen Sie an unserer Community teil!