Serienbriefe mit Word und Excel erstellen und mit Outlook versenden

Serienbriefe mit Word und Excel erstellen und mit Outlook versenden

Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie eine Datenquelle, welche die erforderlichen Daten wie beispielsweise die Anreden, Namen und die E-Mail-Adressen der Empfänger enthält. Sie können hierfür eine Excel-Datei mit den gewünschten Daten erstellen, oder später in Word die Empfängerdaten eintragen. Beide Varianten werden nun beschrieben.

Variante 1: Eine Excel-Datei als Datenquelle verwenden

Möglicherweise liegt bereits eine Kundenkartei in Form einer Excel-Tabelle vor, die Sie nutzen können, falls nicht, erstellen diese einfach im ersten Schritt.

1. Öffnen Sie Microsoft Excel und tragen Sie in ein neues Dokument tabellarisch alle Daten ein, die Sie in den Briefen verwenden möchten .

2. Sind alle Daten erfasst, speichern Sie die Datei an einem beliebigen Ort ab.

3. Starten Sie Microsoft Word und klicken Sie im Register Sendungen auf die Schaltfläche Empfänger auswählen .

4. Um die erstelle Excel-Datei einzubinden, klicken Sie auf den Menüpunkt Vorhandene Liste verwenden.

5. Das Fenster Datenquelle auswählen öffnet sich. Navigieren Sie zum Speicherort Ihrer Excel-Datei.

6. Wählen Sie die Datei aus und übernehmen Sie sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen .

7. Word öffnet nun ein weiteres Fenster. Sollte Ihre Excel-Datei, wie unser Beispiel oben, in der ersten Zeile Spaltenüberschriften (Anrede, Vorname, Nachname etc.) enthalten, markieren Sie das Häkchen vor dem Eintrag Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften , damit Word diese Zeile ignoriert.

8. Über OK wird die Einstellung übernommen und das Fenster geschlossen .

Die korrekte Anrede

Beginnen soll das Schreiben mit der klassischen Anrede Sehr geehrte Frau, bzw. Sehr geehrter Herr, gefolgt von Vor- und Nachname. Da sowohl Frauen als auch Männer in der Adressliste erfasst sind, müssen Sie Word mit einer Regel mitteilen, wann welche Anrede verwendet werden soll.

1. Positioniere Sie die Schreibmarke (Cursor) an jene Stelle im Dokument, an der die Anrede eingefügt werden soll.

2. Zum Erstellen einer Regel klicken Sie im Register Sendungen auf den Menüpunkt Regeln und anschließend auf Wenn... Dann... Sonst... .

3. Wählen Sie über das Dropdown-Menü im Bedingungsfeld Feldname die Option Anrede aus, stellen Sie die Option Vergleich auf Gleich und tragen Sie unter Vergleichen mit den Parameter Frau ein.

4. In das Textfeld darunter tragen Sie nun die weibliche Anrede ein, also Sehr geehrte Frau und im zweiten Textfeld Sehr geehrter Herr .

5. Die Bedingung lautet nun also. Wenn die Anrede Frau lautet, dann wird der Text "Sehr geehrte Frau" ausgegeben, ansonsten "Sehr geehrter Herr". Bestätigen Sie die Regel mit OK .

Seriendruckfelder einfügen

1. Positionieren Sie die Schreibmarke mit einem Leerzeichen hinter die Anrede und klicken Sie auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil, rechts neben Seriendruckfelder einfügen .

2 Es öffnet sich ein Dropdown-Menü und listet alle verfügbaren Serienfelder auf. Wählen Sie Vorname , fügt Word den gleichnamigen Platzhalter «Vorname» in das Dokument ein. Wiederholen Sie den Vorgang, um auch den Nachnamen einzufügen.

Ergebnisse prüfen

1. Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse können Sie indessen prüfen, ob Word alles korrekt umgesetzt hat.

2. Der erste Name aus der Datenquelle wird jetzt angezeigt . Stimmt die Anrede? Falls nicht, müssen Sie die Regel neu erstellen.

3. Über den nach rechts zeigenden Pfeil können Sie einen Datensatz weiter springen und auch hier prüfen, ob die Anrede zum angezeigten Namen korrekt ist.

4. Vervollständigen Sie das Anschreiben mit Ihrem individuellen Text. Schließen Sie Word nicht, denn der Versand wird direkt aus der Anwendung aufgerufen.

Serienbrief versenden

Nun ist der Brief also erstellt und alle erforderlichen Seriendruckfelder eingefügt. Ab geht die Post, in diesem Fall per E-Mail über Outlook. Voraussetzung ist selbstverständlich, dass Outlook auf Ihrem Rechner installiert und eingerichtet ist.

1. Noch immer in Word geht es weiter über die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen . Wählen Sie hieraus die Option E-Mail-Nachrichten senden .

2. Die Nachrichtenoptionen werden eingeblendet. Im Feld Zu muss jene Spalte aus Ihrer Datenquelle ausgewählt sein, welche die Mail-Adressen enthält.

3. Geben Sie im Feld darunter eine Betreffzeile ein und legen Sie fest, ob die Mail als HTML (Standard) oder Nur-Text-Nachricht versendet werden soll.

4. Mit einem Klick auf OK werden die Nachrichten verschickt.

Variante 2: Neue Adressliste in Word eingeben

Steht keine Excel-Liste mit den benötigen Daten zur Verfügung und Sie möchten auch keine erstellen, können Sie die Empfängerdaten auch in Word eingeben und auf diesem Wege eine Adressliste erstellen.

1. Klicken Sie in Microsoft Word im Register Sendungen auf Empfänger auswählen und anschließend auf Neue Liste eingeben... .

2. Word öffnen daraufhin eine leere Adressliste mit vordefinierten Spalten z.B. für die Anrede, Vor- und Nachnamen, aber auch zusätzliche z.B. für Adressen und Telefonnummern.

3. Tragen Sie nun alle Daten ein, die Sie verwenden möchten. Hierfür klicken Sie in das entsprechende Feld und tippen los. Ganz rechts am Ende der Tabelle finden Sie die Eingabemöglichkeit der E-Mail-Adresse.

4. Über die Schaltfläche Neuer Eintrag fügen Sie eine neue Zeile ein. Alternativ können Sie aber auch im letzten Feld (E-Mail-Adresse) die Tab-Taste drücken, um eine neue Zeile zu generieren. Eine markierte Zeile kann über Eintrag löschen auch wieder entfernt werden.

5. Sind alle Empfänger eingetragen, klicken Sie auf OK .

6. Die neue Adressliste muss nun abgespeichert werden. Word öffnet einen entsprechenden Dialog. Wählen Sie einen Speicherort und vergeben Sie einen Namen für die Adressliste . Über die Schaltfläche Speichern schließen Sie den Vorgang ab.

Die weitere Vorgehensweise ist fortan identisch zur Variante 1, bei der die Adressliste über Excel eingespielt wurde.

Lesen Sie jetzt also bitte ab dem Abschnitt "Die korrekte Anrede" weiter.